Internet a permis aux entreprises de recourir à une facturation intégralement traitée sous forme de factures dématérialisées. Or, une facture est un document comptable qui, pour être fiscalement utilisable, doit répondre à certaines exigences légalement définies, encore récemment définies par un décret du 25 avril 2013.Internet a permis aux entreprises de recourir à une facturation intégralement traitée sous forme de factures dématérialisées.

L’adaptation des règles fiscales aux factures dématérialisées a donné lieu à une directive européenne du 13 juillet 2010 qui a été transposée en droit français par une loi du 29 décembre 2012 qui modifie notamment l’article 289 du code général des impôts relatif à la facturation. Celui-ci dispose désormais que les factures peuvent être émises sous un forme électronique et tenir lieu de facture originale si le destinataire consent à cette transmission.

Selon cet article, les factures dématérialisées sont soumises à trois critères essentiels : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Pour satisfaire à ces conditions, l’article 289 a prévu plusieurs possibilités de transmission des factures dématérialisées.

Elle peut tout d’abord être effectuée en recourant à toute solution technique dès lors que l’entreprise met en place, en parallèle, des contrôles documentés et permanents. Ces contrôles doivent permettre d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services qui s’y rattache.

En l’absence d’un tel suivi documentaire, les simples factures dématérialisées restent conformes aux prescriptions fiscales si elles sont effectuées selon deux procédures, elles aussi encadrées par ce nouveau décret du 25 avril 2013.

L’entreprise peut recourir à une facturation assortie d’une signature électronique dont les exigences ont été renforcées par ce décret.

Des factures dématérialisées, pour être considérées comme d’origine, doivent reposer sur une signature crée par un dispositif sécurisé de création de signature électronique. Elles doivent de plus être assorties d’un certificat électronique qualifié, délivré par un prestataire de service de certification. Ainsi, la validité de la signature repose sur le prestataire technique qui doit en assurer la fiabilité.

Le destinataire de la facture doit toutefois s’assurer de l’authenticité de l’origine de la facture, notamment grâce au certificat électronique attaché à celle-ci. Il devrait y retrouver comme information le code du certificat, sa période de validité, l’identité du prestataire, le nom du signataire ou sa qualité ainsi que les données de vérification de la signature.

Le recours à la signature électronique, s’il est un gage de sécurité, n’en reste pas moins facultatif.

L’entreprise peut aussi émettre ou recevoir des factures sous la forme d’un message structuré, selon une norme convenue par les parties, permettant une lecture par ordinateur, et pouvant être traité automatiquement.

Néanmoins, en cas de difficulté, ce sera à l’entreprise émettrice de la facture de démontrer que la procédure utilisée garantit l’authenticité et l’intégrité des données.

Ces règles applicables aux factures dématérialisées se retrouvent à l’annexe III du code général des impôts.